Memorandos, ofícios, processos de compras e demais documentos oficiais deixarão de existir no formato de papel e, em curto prazo, passarão ao formato exclusivamente eletrônico, com assinatura digital. A proposta dar mais praticidade, rapidez e economia às instituições da estrutura pública em Minas Gerais, entre as quais a Universidade Estadual de Montes Claros.
O processo tradicional será substituído com a utilização do software SEI, acrônimo do Sistema Eletrônico de Informações, que permite a gestão e processamento on-line de documentos, expedientes e processos administrativos, sem a utilização de papel.
Em resumo, o sistema reduz custos com impressão, tramitação e armazenamento de documentos (interno e externo), dá celeridade ao andamento dos processos, elimina perdas e extravios e permite o compartilhamento de informações, de forma simultânea, para diversos usuários.
O acesso é feito pela internet e o próprio sistema gerencia o nível de acesso das unidades e usuários envolvidos. A implementação do SEI segue a normativa do decreto nº 47.222, de julho de 2017, que regulamenta a adoção do sistema no âmbito da Administração Pública Estadual.
UNIMONTES
No âmbito da Unimontes, a Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI) é o setor responsável pelo treinamento e implantação de todo o sistema. Um plano de trabalho já está em execução para contemplar todos os setores e unidades da Instituição. A previsão é de finalizar a implantação do sistema até outubro deste ano.
É importante salientar que o SEI será adotado para a parte física dos processos de compras. O formato já implantado no Portal de Compras será mantido.
IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA
A DTI já está cadastrando os servidores que atuam em cargos administrativos para treinamento e adaptação ao sistema. O plano de trabalho foi dividido em etapas, de acordo com orientações da Secretaria de Planejamento e Gestão (Seplag), com início nos setores de maior demanda de envio e recebimento de documentos oficiais- e com o maior número de servidores.
A primeira fase foi realizada nessa quinta-feira (22/2), com servidoresdo Gabinete da Reitoria, Procuradoria, Auditoria Seccional, Assessoria de Comunicação, Pró-Reitoria de Planejamento, Gestão e Finanças e Diretoria Administrativa, do Hospital Universitário Clemente de Faria – vinculado à Unimontes.
O processo de implantação passa por reuniões introdutórias sobre o SEI, funcionalidades e benefícios, levantamento de dados, cadastro das unidades administrativas e as respectivas gerências, criação de e-mails institucionais para os servidores que ainda não possuem operacionalização do sistema, bem como treinamentos, capacitações específicas para utilização adequada e suporte técnico.
A DTI dispõe de uma equipe de trabalho especifica para o processo de implantação do sistema em toda a Universidade.
SOBRE O SEI
A implantação do SEI não tem nenhum custo para o Governo de Minas Gerais. O sistema foi criado e cedido gratuitamente pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4). O SEI é, atualmente, ferramenta oficial do Governo Federal para implantação do Processo Eletrônico Nacional – PEN (http://www.planejamento.gov.br/pensei).
A implantação é realizada de forma gradual com o treinamento dos servidores nas diversas secretarias, órgãos e instituições, que tem prazo, conforme o decreto, até 31 de dezembro de 2018 para realizar a adesão total à plataforma.
Mais informações pelos telefones (38) 3229-8125 ou pelo e-mail sei@unimontes.br.
