Sobre Contratos
1. Existe algum manual para orientar os fiscais de contrato?
Sim. Ele pode ser acessado pelo link https://unimontes.br/fiscaldecontratos/
2. Qual é a função do fiscal de contratos?
Há um descritivo detalhado de todas as obrigações do fiscal no manual do fiscal, que pode ser acessado diretamente pelo link https://unimontes.br/fiscaldecontratos/#itemI, mas, de forma geral, o fiscal é responsável pela execução e manutenção contratual, garantindo que todas as regras estabelecidas no contrato e no edital sejam cumpridas.
3. Qual a função da Central de Contratos?
No que se refere aos contratos e seus fiscais, a Central de Contratos é responsável por auxiliar na execução do contrato, prestando informações e orientações ao fiscal, bem como acatar demandas de alteração contratual e de notificações às contratadas.
4. De quem é a responsabilidade se a vigência do contrato expirar e a Central de Contratos não me avisar a tempo de pedir o aditivo?
A Central de Contratos, entre outras informações, periodicamente alerta aos fiscais quanto à proximidade do fim da vigência contratual, mas isso não diminui ou exime o fiscal da responsabilidade de ter controle sobre todas as questões contratuais, como vigência, saldo do contrato, saldo de empenho, prazos para solicitações de alterações, etc. Lembramos que o fiscal é responsável por garantir o cumprimento e manutenção de todas as regras contidas no contrato, como a vigência por exemplo.
5. Como pedir alteração contratual ou substituição de fiscal?
Para cada contrato existirão 02 processos no SEI, sendo 01 exclusivamente para solicitações de pagamento e 01 exclusivamente para assuntos relacionados à gestão contratual, sejam elas alterações contratuais, troca de fiscais ou notificações à contratada.
ATENÇÃO: Apenas 01 processo para gestão contratual deverá existir por contrato, e este mesmo processo será utilizado para todos os pedidos de alteração contratual, troca de fiscais e notificações às contratadas.
Para contratos firmados antes de 2019 e que ainda não possuam um processo no SEI, específico para gestão contratual, deverá ser criado um novo processo SEI. Para contratos firmados a partir de 2019, deverá ser utilizado o mesmo processo onde está o contrato.
Procedimento:
- Incluir novo documento – tipo: Memorando – onde será solicitada a alteração contratual e/ou a troca de fiscal;
- Incluir novo documento – tipo: (NOME DO FORMULÁRIO NO SEI) para pedidos de alteração contratual e/ou (NOME DO FORMULÁRIO NO SEI) para pedidos de troca de fiscais – preencher todos os campos do formulário e assinar;
- Incluir novo documento – tipo: EXTERNO – comprovante de vantajosidade (apenas para pedidos de renovação de vigência com valor);
- Incluir novo documento – tipo: EXTERNO – inserir carta de exclusividade emitida pela junta comercial ou autoridade competente (apenas para pedidos de renovação de vigência de processos INEX);
- Incluir quaisquer outros documentos que se façam necessários.
6. Quem deve emitir a notificação às contratadas:
Todas as notificações serão feitas pela Central de Contratos. Para tanto, será necessário que o fiscal do contrato acione a Central por meio de pedido no SEI, a ser inserido no processo de gestão contratual (conforme explicado na pergunta nº 5).
Procedimento:
- Incluir novo documento – tipo: MEMORANDO – onde será solicitada a notificação;
- Incluir novo documento – tipo: (NOME DO FORMULÁRIO NO SEI) para pedidos de notificação – preencher todos os campos do formulário e assinar;
- Incluir novo documento – tipo: EXTERNO – inserir ofícios, emails ou outros documentos entre a Unimontes e a contratada, a respeito da infração cometida (caso exista);
- Incluir quaisquer outros documentos que se façam necessários.
