A Diretoria de Documentação e Informações (DDI) da Universidade Estadual de Montes Claros (Unimontes) segue as orientações técnicas do Arquivo Público Mineiro quanto à gestão, restauração e conservação de documentos públicos. Dentro nesse contexto, no dia 12 de julho, uma equipe da DDI/Unimontes realizou uma visita técnica à sede do Arquivo Público Mineiro em Belo Horizonte.
A visita foi realizada no último dia 12 de julho, liderada pela diretora de Documentação e Informações da Unimontes, Filomena Luciene Cordeiro Reis, com a participação de servidores técnico-administrativos, bolsistas de iniciação científica e estagiários. Participaram da viagem: Aparecida Gonçalves Pereira da Cruz, Maria Cardoso Lopes, Maria Teresa Alves Silva, Guilherme Borges Silva, Roberth Pereira da Silva, Luís Gustavo Alves de Souza, Maria Fernanda Benfica Santos, Saulo Librelon Pinheiro Lopes e Rogério de Jesus Oliveira.
A equipe da Unimontes foi recebida pelo diretor do Arquivo Público Mineiro (APM), Bruno Balista, percorrendo as diferentes instalações e espaços da instituição. Assim, foi proporcionada uma grande troca de experiências.
O Arquivo Público Mineiro (APM) é uma diretoria da Secretária de Estado de Cultura e Turismo de Minas Gerais, responsável por planejar, executar e promover programas de gestão de documentos junto aos órgãos e às entidades do Poder Executivo do Estado, bem como realizar atividades de preservação, restauração, reformatação, organização física e intelectual, descrição e guarda dos documentos públicos de valores probatório e informativo recolhidos e os privados de interesse público e social adquiridos, franquear o acesso e desenvolver as atividades de pesquisa, publicação, divulgação e difusão dos acervos.
Desse modo, a Diretoria de Documentação e Informações da Unimontes segue as orientações técnicas do Arquivo Público Mineiro, que tem auxiliado, sobretudo com as atividades de gestão documental na Instituição.
A visita foi guiada pelo coordenador do Núcleo de Gestão de Documentos, Denis Soares da Silva, acompanhada de Silvana Lunardi, servidora da Unimontes cedida ao APM. Durante a visita técnica, Denis Soares da Silva mostrou como é a trajetória dos documentos ao chegar a um arquivo. O primeiro setor visitado foi o Núcleo de Conservação de Documentos, local onde a documentação recolhida é higienizada, restaurada, acondicionada de forma adequada e encaminhada ao Núcleo de Arquivos Permanentes, quando acontece a organização física e intelectual do acervo.
No Núcleo de Arquivos Permanentes, Denis Soares da Silva mostrou documentos raros e preciosos que contam a história de Minas Gerais e de Belo Horizonte, entre eles, mapa da Província de Minas Gerais e da Capital datados do século XVIII e final do século XIX. Também foram apresentadas fotografias da construção de Belo Horizonte; e a primeira Constituição Política do Estado de Minas Gerais, promulgada em 15 de junho de 1891.
O APM dispõe de uma biblioteca especializada em história de Minas Gerais e arquivologia e uma coleção de obras raras, publicadas entre os séculos XVI e XX.
Houve visita à Assessoria de Tecnologia e Informação, onde foram apresentados equipamentos e formas de trabalho para a digitalização e preservação de documentos de variados tamanhos ou suportes, entre eles, a microfilmagem.
Foi visitado ainda o Núcleo de Acesso à Informação e Pesquisa, o espaço no qual ocorre a disponibilização dos documentos ao público em geral. A equipe conheceu a sala de consultas/pesquisas, local onde os cidadãos e pesquisadores consultam documentos do seu interesse para estudos ou garantia de direitos.
“Foi uma experiência fundamental para compreensão da Unimontes como protetora dos seus documentos e uma Instituição que usa seu acervo como transparência de suas atividades”, avalia a professora Filomena Cordeiro Reis.
A visita da equipe da DDI ao Arquivo Publico Mineiro foi viabilizada com o apoio do reitor da Unimontes, professor Wagner de Paulo Santiago; e das Pró-Reitorias de Extensão e de Planejamento, Gestão e Finanças, contando com a colaboração da Chefia de Gabinete da Reitoria e do Serviço de Transportes da Universidade.
