A Universidade Estadual de Montes Claros já disponibiliza o sistema eletrônico “Webprotocolo”, com o objetivo de atender à comunidade acadêmica no acesso aos processos de solicitação e envio de documentos com maior praticidade e rapidez. Os requerimentos podem ser feitos on-linepor meio de módulo do sistema acadêmico (WebAluno) – portal da Unimontes; menu protocolo –, que oferece o controle preciso da tramitação de documentos e agiliza processos, além de reduzir a utilização de papéis.
A ação integrada funciona desde o dia primeiro de maio e faz parte da agenda de planejamento da Secretaria Geral, que propõe facilitar e dinamizar a prestação de serviço para os usuários do campus-sede e dos demais 11 campi do Norte de Minas, Vale do Jequitinhonha e do Noroeste do Estado.
Os requerimentos disponibilizados via on-line são para as áreas de “Aproveitamento de Estudos”, “Declaração de Matrícula”, “Declaração de Conclusão de Cursos”, “Declaração de Matrícula e Freqüência”, “Equivalência Curricular”, “Regularização da Situação Acadêmica” e “Solicitação de dependência”.
Aplicação – Para a implantação definitiva do sistema, a Secretaria Geral e a Diretoria de Tecnologia e Informação realizaram testes com atendimento de 32% dos cursos da Universidade e 64% dos alunos matriculados; 84 servidores (entre coordenadores de cursos, servidores técnico-administrativos da Secretaria Geral e das demais unidades administrativas) já utilizam o novo sistema.
De acordo com a secretária geral, Maria José Vieira Rocha, a informatização dos processos é imprescindível. “Nossa meta é oferecer serviços da forma mais ágil possível. O novo sistema tem contribuído para a redução do fluxo de pessoas na recepção da Secretaria, além da otimização dos custos operacionais, em sintonia com a filosofia de sustentabilidade e responsabilidade social”, disse.
Uma das principais vantagens, além da praticidade, está na economia com a redução de impressão de papel. Segundo ela, os demais requerimentos brevemente também serão informatizados.
Já o Gerente de Desenvolvimento em Sistemas, Diego Castro, responsável pela implantação do sistema “Webprotocolo”, o serviço traz não só agilidade, mas também transparência. “Além da automatização do processo de tramitação de documentos, que antes era realizado manualmente, o sistema de protocolo eletrônico permite à comunidade acadêmica consultar informações em tempo real dos requerimentos tramitados, proporcionando agilidade, modernização, economia dos processos e a transparência para todos os envolvidos”, afirmou.
SERVIÇO
Webprotocolo
O que é: solicitação eletrônica de documentos
Como funciona: o acadêmico deve acessar o sistema acadêmico (WebAluno), utilizar o “login” e a senha pessoais. Na página principal, haverá o menu “protocolo” com a opção de documentos a serem solicitados.
Informações: Secretaria Geral (prédio 2, campus-sede)
Telefones: (38) 3229-8040 e 3229-8041;
Correio eletrônico:secretaria.geral@unimontes.br